Verein: TC Grün-Weiß Tetz e. V., in Folgenden ‚Verein‘ genannt.
Adresse: Am Vogeldriesch 8, 52441 Linnich
Zentrale E-Mail: info@tc-gw-tetz.de
Geschäftsführung: gf@tc-gw-tetz.de
Web-Adresse: www.tc-gw-tetz.de
Der Verein erhebt zur Durchführung seiner Vereinstätigkeit verschiedene Persönliche Daten seiner Mitglieder. Der Umfang und die Verwendung dieser Daten wird in dieser Datenschutzrichtlinie beschrieben.
Welche Daten werden erhoben?
Nur für die Vereinsverwaltung unbedingt notwendige Daten wie:
Name, Geburtsdatum, Anschrift, Tel, E-Mail, Bankverbindung, Familienstand. Bei minderjährigen Mitgliedern zusätzlich die Namen, Adressen, Tel., E-Mail und Bankverbindung der Eltern, bzw. der Erziehungsberechtigten. Die Erhebung dieser Daten erfolgt normalerweise in Papierform auf dem Aufnahmeantrag in der jeweils gültigen Fassung.
Über die Homepage werden derzeit keinerlei Daten erhoben oder gespeichert. Es besteht aber die Möglichkeit per E-Mail mit dem Verein bzw. einzelnen Vorstandsmitgliedern über die Homepage in Kontakt zu treten.
Die E-Mail Konten xxx@tc-gw-tetz.de sowie die Homepage www.tc-gw-tetz.de werden bei der netcup GmbH, Daimlerstraße 25, D-76185 Karlsruhe gehostet und mit den dort üblichen Sicherheitsmechanismen gesichert.
Zu Fotos: Siehe Hinweis zu Fotos unten.
Wie werden die Daten gespeichert?
In Papierform und auf den Computern des Geschäftsführers und des Kassenwartes in der verwendeten Vereinsverwaltungssoftware: Derzeit: BUHL-Vereinsverwaltung.
Papierdokumente wie Aufnahmeanträge, Änderungen, Anmeldungen oder Abmeldungen, Listen, Mannschaftslisten, Trainingslisten, Arbeitslisten, Rechnungen, Abrechnungen, Buchungsunterlagen, Auswertungen oder ähnliche Unterlagen werden grundsätzlich als PDF-Dokument erstellt und in papierloser Form gespeichert und die Originale danach vernichtet.
Wer hat Zugang zu diesen Daten?
Geschätsführer und Kassenwart. Auswertungen und bestimmte Listen können einzelnen Vorstandmitgliedern zur Verfügung gestellt werden, sofern dies den Belangen des Vereins dient.
Wie sind die Computer geschützt ?
Durch Firewall (Software- und Hardwarefirewall) und Zugangspasswörter.
Erfolgt eine Sicherung oder Datenhaltung in der Cloud oder einem Online-Server?
Derzeit nicht.
Erfolgt ein Datentransfer über das Internet?
Ja, gelegentlicher verschlüsselter Datenabgleich der Vereinsverwaltung zwischen den beiden Computern mittels Software-Aktualisierungssoftware im Rahmen der Buhl-Vereinsverwaltung.
Werden Daten an Dritte weitergegeben?
Im Rahmen des Notwendigen werden einzelne Kundendaten an folgende Dritte weiter gegeben:
- Zur Erstellung von Lastschriften oder Überweisungen (Name und Bankverbindung) an die kontoführende Bank (derzeit: Raiffeisenbank Erkelenz eG, In Lövenich 70, 41812 Erkelenz).
- An den TVM Tennisverband Mittelrhein e. V., Merianstr. 2-4, 50769 Köln (Nur Namen, Vornamen, Geburtsdatum) im Rahmen der Beantragung von Spielerpässen und zur Verwaltung der Teilnehmer von Medenspielen. Bei Spielführern ggf. auch Tel.-Nr. und/oder E-Mail.
- An die Stadtverwaltung Linnich, Rurdorfer Str. 64, 52441 Linnich im Rahmen der Beantragung von Fördergeldern (Namen und Geburtsdatum). Keinesfalls erfolgt eine Weitergabe an Dritte zu Werbezwecken oder sonstigen Zwecken, die nicht für die ordnungsgemäße Vereinsführung unbedingt notwendig sind.
Zustimmung zur Datenerhebung und –speicherung.
Da sich die Datenerhebung auf das absolut notwendige Maß beschränkt und notwendig ist, ist eine ausdrückliche Zustimmung der Mitglieder entbehrlich und gilt mit der Beantragung der Mitgliedschaft als erteilt, sofern eine betroffene Person nicht widerspricht. Ohne diese Daten ist eine Vereinsführung unmöglich!
Löschung der Daten: Die Daten werden solange gespeichert, wie es für die Vereinsverwaltung und die ordnungsgemäße Abrechnung erforderlich ist und automatisch gelöscht, wenn diese Erfordernis nicht mehr gegeben ist und das Mitglied gekündigt hat und keine weitergehende Aufbewahrungspflicht mehr besteht.
Auskunftsrecht
Jedes Mitglied kann Auskunft über die gespeicherten Daten verlangen, die in schriftlicher Form per E-Mail erteilt wird.
Die Anfrage kann formlos erfolgen.
Hinweis zu Fotos
Fotos sind für die Vereinsführung nicht erforderlich und werden daher auch nicht hierfür erfasst oder gespeichert. Sofern Fotos, z. B. bei Veranstaltungen, Medenspielen oder anderen Anlässen gemacht werden, wir davon ausgegangen, dass die Vereinsmitglieder hiermit und ggf. mit der Veröffentlichung in örtlichen Medien einverstanden sind. In jedem Fall verpflichtet sich der Verein bei Einwänden hiergegen die Fotos unverzüglich zu vernichten und auf die Veröffentlichung bzw. Weitergabe zu verzichten.
Hinweis zur sonstigen Kommunikation
Die Benutzung von Facebook-Konten, Whatsapp-Gruppen oder ähnlichen Kommunikationsmedien wird vom Verein nicht unterstützt auch wenn der Anlass hierfür möglicherweise im Verein liegt und ist somit eine private Angelegenheit der Beteiligten. Insofern kann hierfür keinerlei Gewähr im Rahmen der Datenschutzvereinbarung gegeben werden. Daten werden für die Nutzer dieser Gruppen seitens des Vereins nicht zur Verfügung gestellt.
Sofern derartige Aktivitäten zwischen Vereinsmitgliedern, Eltern, Trainern oder Dritten erfolgen, sind die Nutzer angewiesen, die geltenden Datenschtutzrichtlinien zu beachten und die unnötige Weitergabe von Daten, insbesondere
an Dritte, zu unterlassen.
Eine Haftung des Vereins für derartige private Aktivitäten ist in jedem Fall ausgeschlossen, da die Art der Nutzung privater Daten auf einer unbestimmten Anzahl von Geräten und mit einer unbestimmten Nutzerzahl in keiner Weise überwacht und geregelt werden kann und somit auch eine Kontrolle der Datenhaltung in diesen Fällen völlig unmöglich ist, nicht für die Vereinsführung nötig ist und insbesondere die Einhaltung von Datenschutzrichtlinien vom Verein in keiner Weise überwacht werden kann!
Änderungsvorbehalt
Der Vorstand behält sich die Anpassung dieser Datenschutzbestimmung infolge gesetzlicher Bestimmung oder bei sonstiger Notwendigkeit vor. Die aktuelle Fassung kann jederzeit beim Vorstand angefordert oder eingesehen werden und wird auch auf der Homepage des Vereins unter www.tc-gw-tetz.de veröffentlicht.